โปรแกรมบริหารคลินิกแพทย์แผนไทยคืออะไร ?

ก่อนเปิดคลินิก พนักงานกำลังตอบแชตเรื่องคิว เจ้าของเช็กจำนวนลูกประคบกับผลิตภัณฑ์สมุนไพร ส่วนผู้ประกอบวิชาชีพถามหาประวัติครั้งก่อนของผู้รับบริการที่จะเข้ามาเก้าโมงครึ่ง

ทุกคนกำลังเตรียมดูแลคนคนเดียวกัน แต่ต้องเปิดข้อมูลคนละชุด

โปรแกรมบริหารคลินิกแพทย์แผนไทยไม่ควรทำหน้าที่เพียงจองเวลาและรับเงิน ระบบที่ใช้ได้จริงต้องเชื่อมข้อมูลผู้รับบริการ นัด งานบริการหรือจำนวนครั้ง การรับชำระ สต็อก ทีม และรายงาน โดยแยกข้อมูลทางวิชาชีพออกจากข้อมูลบริหารตามบทบาทอย่างเหมาะสม

ระบบช่วยจัด Workflow ได้ แต่ไม่ใช่ผู้วินิจฉัย ไม่เลือกกรรมวิธี และไม่ตัดสินใจแทนผู้ประกอบวิชาชีพ

เริ่มจากยอมรับก่อนว่าคลินิกไม่ใช่ร้านบริการทั่วไป

ธุรกิจบริการทั่วไปอาจจบงานเมื่อให้บริการและรับเงิน แต่คลินิกแพทย์แผนไทยมีหน้าที่ด้านข้อมูล ความต่อเนื่อง และวิชาชีพที่ต้องพิจารณาเพิ่ม

ผู้รับบริการอาจกลับมาหลายครั้ง ใช้บริการต่างชนิด มีข้อมูลที่ต้องทบทวน มีข้อควรระวังตามการประเมินของผู้ประกอบวิชาชีพ หรือได้รับผลิตภัณฑ์และยาสมุนไพรตามขอบเขตที่เกี่ยวข้อง

ถ้าระบบเห็นทุกอย่างเป็นสินค้าใน POS เจ้าของอาจรู้ว่าวันนี้ขายอะไร แต่ไม่รู้ว่างานบริการสัมพันธ์กับใคร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ จำนวนครั้งคงเหลือเท่าไร และข้อมูลใดต้องส่งต่อ

งานหนึ่งเคสควรเดินผ่านระบบอย่างไร

ลองเดินเหตุการณ์สมมติ

ผู้รับบริการติดต่อเข้ามา พนักงานเก็บข้อมูลที่จำเป็นและนัดหมาย เมื่อมาถึงมีการยืนยันตัวตนและข้อมูล ผู้ประกอบวิชาชีพทำงานตามกระบวนการของคลินิก จากนั้นมีการบันทึกบริการ นัดติดตาม รับชำระ และอาจมีการจ่ายหรือขายผลิตภัณฑ์ตามขอบเขตที่กำหนด

ระบบบริหารควรเชื่อมคำถามเหล่านี้ได้

• นัดนี้เป็นของใครและใครรับผิดชอบ
• ห้อง เตียง หรือทรัพยากรพร้อมหรือไม่
• บริการครั้งนี้ใช้สิทธิ์จากแพ็กเกจใด
• เงินรับ ยอดค้าง และจำนวนครั้งแยกกันชัดไหม
• สินค้าหรือสมุนไพรเปลี่ยนยอดจากเหตุการณ์ใด
• ผู้ใช้แต่ละบทบาทเห็นข้อมูลเท่าที่จำเป็นหรือไม่
• เจ้าของย้อนรายงานกลับไปยังรายการต้นทางได้หรือเปล่า

ข้อมูลที่ผู้ประกอบวิชาชีพต้องใช้บันทึกและตัดสินใจต้องออกแบบโดยผู้เชี่ยวชาญ ส่วนระบบมีหน้าที่รักษาโครงสร้าง สิทธิ์ เวลา ผู้บันทึก และงานที่ต้องส่งต่อ

คลินิกเอกชนกับคลินิกชุมชนอบอุ่นมีโจทย์ไม่เหมือนกัน

คลินิกเอกชนแบบชำระเองอาจเน้นคิว คอร์ส เงินรับ สต็อก ค่าตอบแทน และรายงานธุรกิจ

คลินิกแพทย์แผนไทยชุมชนอบอุ่นที่ขึ้นทะเบียนกับ สปสช. มี Workflow เพิ่ม เช่น การตรวจสอบและยืนยันสิทธิ การปิดสิทธิ การตรวจสอบก่อนจ่าย และ e-Claim โดย สวทช. มี A-MED Care ที่พัฒนาสำหรับงานลักษณะนี้โดยตรง

สองกลุ่มนี้ไม่ควรถูกเขียน Requirement รวมกัน หากคลินิกทำทั้งสองแบบ ต้องระบุว่าระบบใดรับผิดชอบข้อมูลใดและเชื่อมกันอย่างไร อย่าสรุปว่าระบบบริหารทั่วไปแทนระบบสิทธิและ Claim ได้

ผู้ใช้แต่ละคนควรเห็นภาพคนละระดับ

พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ต้องเห็นคิว ข้อมูลติดต่อ สถานะการยืนยัน และงานเตรียม โดยไม่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลทางวิชาชีพทุกส่วน

ผู้ประกอบวิชาชีพต้องเห็นข้อมูลที่จำเป็นต่อความต่อเนื่อง บันทึกตามมาตรฐานและขอบเขตหน้าที่ และส่งคำสั่งงานที่บทบาทอื่นเข้าใจได้

ฝ่ายการเงินต้องแยกยอดขาย เงินรับ ยอดค้าง การคืน และเอกสาร ส่วนเจ้าของต้องเห็น Capacity ภาระคอร์ส กระแสเงิน สต็อก ค่าตอบแทน และจุดผิดปกติ

ระบบเดียวกันจึงไม่ควรให้ทุกคนเห็นหน้าเดียวกันทั้งหมด แต่ควรทำให้ผลของเหตุการณ์เดียวกันสอดคล้องกันทุกฝ่าย

Keenix ช่วยงานหลังบ้านส่วนไหนได้บ้าง

Keenix เปิดเผยว่ามีโมดูลคอร์สและบริการ นัดหมาย ข้อมูลลูกค้า การเงินและยอดค้าง Wallet สต็อก ค่าตอบแทนทีม และรายงานธุรกิจ องค์ประกอบเหล่านี้สามารถนำมาประเมินกับงานหลังบ้านของคลินิกแพทย์แผนไทยเอกชนได้

ตัวอย่างเช่น เชื่อมผู้รับบริการกับนัดและจำนวนครั้ง ติดตามเงินรับกับยอดค้าง จัดการผลิตภัณฑ์ในสต็อก และดูรายงานหลายสาขาตามขอบเขตแพ็กเกจ

แต่แบบเวชระเบียนเฉพาะ การบันทึกตามศาสตร์และสาขาวิชาชีพ ตำรับหรือการจ่ายยา ล็อตระดับยา การตรวจข้อควรระวัง และงานเชื่อม สปสช. ต้องถือว่ายังต้องพิสูจน์ ห้ามนำคำว่า “ประวัติการรักษา” หรือ “สต็อก” ไปตีความว่ารองรับครบเอง

ก่อนดูระบบ ให้เดินหน้างานหนึ่งวัน

เลือกวันที่มีทั้งผู้รับบริการใหม่ คนที่มาใช้คอร์ส การแบ่งชำระ การเปลี่ยนคิว และการเบิกหรือขายผลิตภัณฑ์ วาดเหตุการณ์ตั้งแต่รับเรื่องจนปิดวัน

วงจุดที่ต้องคีย์ซ้ำ จุดที่ต้องถามคนหนึ่งคน และจุดที่เจ้าของไม่เชื่อตัวเลขหากยังไม่ได้เปิดอีกไฟล์

จุดเหล่านั้นคือ Requirement ของคลินิกคุณ นำไปให้ผู้ขายทำให้ดูทีละเหตุการณ์ แล้วถามตรง ๆ ว่าส่วนใดรองรับ ส่วนใดต้องตั้งค่า ส่วนใดต้องเชื่อม และส่วนใดยังทำไม่ได้

ระบบที่เหมาะไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่าง แต่ต้องไม่ทำให้ทีมเข้าใจผิดว่ารอยต่อสำคัญหายไปแล้ว ทั้งที่เพียงถูกซ่อนไว้หลังหน้าจอใหม่