บริหารคอร์สและแพ็คเกตในคลินิกแพทย์แผนไทยอย่างไร ให้ใช้งานสะดวก หน้างานไม่งง

ลูกค้าซื้อคอร์สสิบครั้ง ชำระครบ และใช้ไปสามครั้ง ระบบบอกว่าเหลือหก แต่บัตรกระดาษที่ลูกค้านำมาด้วยบอกว่าเหลือเจ็ด

พนักงานจำได้ว่าครั้งหนึ่งมีการเปลี่ยนบริการ ผู้ให้บริการจำได้ว่าลูกค้าเข้าห้องแล้วแต่หยุดก่อนจบ ส่วนเจ้าของอยากรู้ว่าควรยึดข้อมูลไหน

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การลบเลขผิดเพียงหนึ่งครั้ง แต่อยู่ที่คลินิกยังไม่ได้กำหนดว่าเหตุการณ์ใดถือเป็นการใช้สิทธิ์ และเมื่อมีข้อยกเว้นใครเป็นผู้ตัดสิน

การบริหารคอร์สที่ดีต้องแยกสิ่งที่ขาย เงินที่รับ สิทธิ์บริการ และงานที่ส่งมอบ แล้วเชื่อมด้วยเหตุการณ์ที่มีผู้ทำ เวลา เหตุผลและประวัติ

อย่าเรียกทุกอย่างว่า “ยอดคอร์ส”

วันที่ขาย คลินิกสร้างข้อตกลงตามรายการและเงื่อนไข วันที่รับเงินอาจรับครบหรือบางส่วน วันที่ผู้รับบริการมา คลินิกจึงส่งมอบงานแต่ละครั้ง และระหว่างทางสิทธิ์อาจมีการพัก โอน เปลี่ยน ยกเลิกหรือคืนตามนโยบาย

สี่มุมนี้ควรแสดงแยกกัน

หากเจ้าของเห็นยอดขายโดยไม่เห็นเงินรับกับภาระบริการ อาจประเมินกระแสเงินและ Capacity ผิด หากหน้าเคาน์เตอร์เห็นเพียงจำนวนครั้งแต่ไม่เห็นสถานะที่เกี่ยวข้อง อาจนัดต่อทั้งที่มีข้อยกเว้นค้างอยู่

กำหนดจุดใช้สิทธิ์จาก Process จริง

คลินิกต้องตกลงว่าสิทธิ์ถูกใช้เมื่อเช็กอิน เริ่มบริการ จบบริการ หรือเมื่อผู้รับผิดชอบยืนยัน จุดนี้ควรมาจากนโยบายและ Workflow ที่ผ่านการตรวจ ไม่ใช่เลือกตามปุ่มที่ระบบมี

เขียนกรณีปกติให้ชัด แล้วเขียนข้อยกเว้น

ผู้รับบริการมาสาย เปลี่ยนบริการ ยุติก่อนจบ คลินิกเป็นฝ่ายเลื่อน กดผิด หรือมีเหตุให้ไม่ควรหักสิทธิ์ ระบบจัดการแต่ละกรณีอย่างไร ใครอนุมัติ และต้องแจ้งฝ่ายใด

ถ้าทุกข้อจบด้วย “ให้ผู้จัดการแก้ยอด” แต่ไม่มีเหตุผลหรือประวัติ ระบบกำลังเก็บยอดปัจจุบันโดยไม่เก็บความจริงของเหตุการณ์

การพัก โอน และหมดอายุต้องเป็นนโยบายก่อนเป็นฟีเจอร์

ระบบทำตามกติกาได้ก็ต่อเมื่อคลินิกตกลงกติกาแล้ว

การพักเริ่มเมื่อไร ใช้หลักฐานอะไร สิ้นสุดอัตโนมัติหรือมีคนอนุมัติ การโอนทำได้ระหว่างใคร มีผลต่อราคาและค่าตอบแทนอย่างไร การหมดอายุแจ้งล่วงหน้าแบบไหน และการคืนคิดจากอะไร

อย่าให้พนักงานใช้หมายเหตุยาวเพื่อแทนสถานะ เพราะรายงานจะมองไม่เห็นและการส่งต่องานต้องอาศัยการอ่านทุกครั้ง

หากเงื่อนไขมีหลายแบบเกินไป อาจเป็นสัญญาณว่าคลินิกควรลดความซับซ้อนของผลิตภัณฑ์ก่อนนำเข้าระบบ

ค่าตอบแทนต้องอ้างถึงเหตุการณ์ที่ตกลง

บางแห่งคิดค่าตอบแทนเมื่อขาย บางแห่งเมื่อให้บริการ หรือใช้หลายเงื่อนไขร่วมกัน ไม่มีสูตรเดียวที่เหมาะกับทุกคลินิก

ระบบควรบอกได้ว่าตัวเลขมาจากรายการใด และเมื่อยกเลิกหรือแก้คอร์ส ผลถูกปรับอย่างไร การคำนวณที่เร็วแต่ไม่มีที่มาเพียงพอจะย้ายเวลาจากการทำ Excel ไปเป็นเวลาถกเถียงกับทีม

ทดลองด้วยกรณีเปลี่ยนผู้ให้บริการ ใช้ต่างสาขา และคืนบางส่วนก่อนตกลงใช้จริง

รายงานคอร์สควรพาไปวางแผนล่วงหน้า

เจ้าของควรดูจำนวนสิทธิ์คงเหลือตามช่วงเวลา บริการ สาขา และสถานะ ควบคู่กับเงินรับ ยอดค้าง การใช้จริง การหมดอายุและรายการแก้ไข

หากขายโปรโมชั่นจำนวนมาก แต่ห้องและทีมรองรับได้จำกัด ภาระที่ยังไม่ส่งมอบจะกลายเป็นคิวแน่นในเดือนถัดไป

คอร์สคงเหลือจึงไม่ใช่เพียงเรื่องบริการลูกค้า แต่เป็นข้อมูล Capacity กระแสเงิน และความเสี่ยงที่ควรดูพร้อมกัน

Keenix ช่วยเชื่อมคอร์สกับงานหลังบ้านได้อย่างไร

Keenix มีโมดูลคอร์สและบริการ การเงิน ยอดค้าง Wallet ค่าตอบแทน ข้อมูลลูกค้า และรายงาน ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของ Workflow นี้

ให้ทดสอบเคสแบ่งชำระ ใช้หนึ่งครั้ง เลื่อน เปลี่ยนผู้ให้บริการ พักสิทธิ์ และคืนบางส่วน ขอให้ระบบแสดงจำนวนครั้ง เงิน ค่าตอบแทน และรายงานหลังแต่ละเหตุการณ์

หากกติกาคลินิกซับซ้อนเกินความสามารถระบบ ต้องเลือกว่าจะปรับ Process ใช้รอยต่อที่มีเจ้าของ หรือหาเครื่องมืออื่น อย่าใช้ข้อความหมายเหตุเป็นคำตอบถาวรโดยไม่ประเมินต้นทุน

คืนนี้ลองสุ่มคอร์สห้าเคส แล้วให้หน้าเคาน์เตอร์ การเงินกับระบบตอบแยกกันว่าเหลือกี่ครั้ง รับเงินเท่าไร และมีข้อยกเว้นอะไร ถ้าคำตอบไม่ตรง นั่นคือหลักฐานเพียงพอให้เริ่มออกแบบกติกาใหม่ก่อนเปิดโปรโมชั่นรอบถัดไป