ตัวเลขแต่ละตัวตอบคนละคำถาม
| ตัวเลข | ใช้ตอบอะไร |
|---|---|
| มูลค่าบิล | ลูกค้าซื้อรายการอะไรและมูลค่าเท่าไรตามบิล |
| ยอดชำระแล้ว | มีการชำระเข้าบิลนี้แล้วเท่าไร ตามรายการที่มีผลอยู่ |
| ยอดค้าง | ยังมีส่วนใดต้องติดตามรับหรือจัดการต่อ |
| เงินรับใหม่ | เงินที่รับเข้ามาในรายการและช่วงเวลาที่ตรวจ |
| การใช้ Wallet หรือมัดจำ | นำยอดที่รับไว้ก่อนมาใช้กับบิลส่วนใด |
วันที่ขายกับวันที่รับเงินอาจต่างกัน และการใช้เงินที่รับไว้ก่อนหน้าไม่ได้ทำให้เกิดเงินเข้าใหม่จำนวนเท่าเดิมอีกครั้ง เวลาดูรายงานจึงต้องเลือกฐานและช่วงเวลาให้ตรงคำถาม
รับเงินบางส่วนและตามต่อในบิลเดียว
บันทึกการรับชำระหลายครั้งได้ตามยอดและช่องทางที่รองรับ เปิดดูประวัติของแต่ละครั้ง พร้อมยอดชำระแล้วและยอดคงค้าง ทีมติดตามยอดที่เหลือจากรายการเดิมเพื่อให้การรับเพิ่มเชื่อมกับบิลและลูกค้าที่ถูกต้อง
ตัวอย่างสมมติ: บิล 8,500 บาท รับครั้งแรก 5,000 บาท และครั้งที่สอง 2,000 บาท เมื่อไม่มีส่วนลดหรือรายการปรับอื่น ยอดรับรวมเป็น 7,000 บาท และยอดค้าง 1,500 บาท ประวัติยังแยกการรับทั้งสองครั้งให้ตรวจต่อได้
ตรวจหลักฐานของรายการรับเงิน
เปิดบิลและใบเสร็จที่เกี่ยวข้อง ดูช่องทาง วันทำรายการ และประวัติการชำระ เพื่อประกอบการตรวจเงินกับหลักฐานที่ทีมมี หากมีรายการยกเลิกการรับชำระ ให้ตรวจผู้ทำรายการ เหตุผล วันที่ และผลต่อยอดค้างหรือยอดที่นำมาใช้ในบิล
การบันทึกยกเลิกในระบบเป็นส่วนของประวัติและยอดรายการ ส่วนการโอนหรือคืนเงินผ่านผู้ให้บริการชำระเงินต้องดำเนินการตามช่องทางจริง และตรวจให้สอดคล้องกันก่อนปิดงาน
ปิดรอบด้วยยอดที่เทียบกันได้
เริ่มจากรายการรับเงินในช่วงที่ต้องตรวจ แยกช่องทางและรายการยกเลิก แล้วตรวจบิลที่เกี่ยวข้องกับ Wallet มัดจำ และยอดค้าง ใช้รายงานประกอบเพื่อหาความต่างที่ต้องเปิดรายการต้นทางต่อ
ใช้งานอย่างไรในแต่ละวัน
ตรวจบิล:
ยืนยันลูกค้า รายการ มูลค่า และยอดที่ชำระไว้แล้ว
รับเพิ่มตามจริง:
บันทึกจำนวน ช่องทาง และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการชำระครั้งนี้
ตรวจยอดหลังบันทึก:
ดูยอดชำระแล้ว ยอดค้าง และยอด Wallet/มัดจำที่ใช้
ทบทวนรอบรับเงิน:
เปิดประวัติหรือรายงานเพื่อเทียบเงินและจัดการรายการที่ยังค้าง
คำถามที่พบบ่อย
รับเงินหลายครั้งหรือหลายช่องทางกับบิลเดียวได้หรือไม่?
ได้ตามช่องทางและเงื่อนไขที่รองรับ โดยเก็บแต่ละรายการรับชำระให้ตรวจที่มาได้ ทีมดูยอดรวมที่ชำระแล้วกับยอดค้างของบิลเดียวกันต่อ
ชำระครบแล้วทำไมยอดขายกับเงินรับวันนี้ยังต่างกัน?
ยอดขายอิงรายการขาย ส่วนเงินรับอิงเหตุการณ์รับเงินซึ่งอาจอยู่คนละวัน บิลอาจใช้ Wallet หรือมัดจำที่รับเงินมาก่อนด้วย จึงต้องตรวจฐานและวันที่ของรายงานก่อนเปรียบเทียบ
Wallet และมัดจำที่ใช้วันนี้นับเป็นเงินเข้าใหม่หรือไม่?
เป็นการนำยอดที่รับไว้ก่อนมาใช้กับบิล ต้องแยกจากเงินที่รับใหม่ในวันนั้นเพื่อไม่ให้นับเงินซ้ำ
ยกเลิกรับชำระแล้วลูกค้าได้เงินคืนอัตโนมัติหรือไม่?
รายการยกเลิกช่วยปรับและเก็บประวัติในระบบ การคืนเงินผ่านเงินสด ธนาคาร หรือผู้ให้บริการบัตรต้องทำตามขั้นตอนของช่องทางจริง แล้วตรวจยอดและหลักฐานที่เกี่ยวข้องให้ตรงกัน
หน้านี้ครอบคลุมบัญชีครบวงจรหรือยื่นภาษีหรือไม่?
หน้านี้ครอบคลุมบิล การรับชำระ และยอดค้างของงานคลินิก ส่วนข้อมูลจัดซื้อ ต้นทุน และค่าใช้จ่ายมีหน้าที่เกี่ยวข้องแยกกัน การจัดทำบัญชีและยื่นภาษียังต้องใช้กระบวนการของผู้รับผิดชอบบัญชี